Eine Nutzung unserer App ist ohne Angabe personenbezogener Daten grundsätzlich nicht möglich. Wir behandeln die von Ihnen im Rahmen der Nutzung der Bonvoyo-App und unserer Partner übermittelten personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben, wie wir sie nutzen und wie Sie der Datennutzung widersprechen können. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzerklärung sorgfältig zu lesen.
Die Bonvoyo-App und die damit verbundenen Services sind ein Mobilitätsangebot für Sie als Mitarbeiter Ihres Arbeitgebers. Die Deutsche Bahn Connect GmbH (“DB Connect”), Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main erhebt und verarbeitet Ihre Daten als verantwortliche Stelle. Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Chris Newiger (konzerndatenschutz@deutschebahn.com).
Bonvoyo und die damit verbundenen Services werden von DB Connect betrieben. Für Fragen und Anregungen zum Datenschutz innerhalb Bonvoyo richten Sie Ihre Anfrage daher bitte an dbconnect-datenschutz@deutschebahn.com oder kontaktieren Sie uns bitte per Post an obenstehende Adresse.
Sämtliche Datenverarbeitungen geschehen ausschließlich zu den Zwecken des Betriebs dieser App und der durch die App bereitgestellte Nutzung eines Mobilitätsbudgets. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen ergeben.
Aus technischen Gründen müssen bei Nutzung der Bonvoyo-App bestimmte Daten [z.B. Anmeldedaten, Geräte-ID, Kommunikationsdaten] erhoben und gespeichert werden, damit die App auf Ihrem Gerät funktionieren kann.
Damit wir unsere Dienste in der App erfüllen können, benötigen wir aus vertraglichen Gründen von Ihnen weitere personenbezogene Daten [Anrede, Vorname, Nachname, Personalnummer, Titel, zugehöriges Unternehmen, private Postanschrift oder dienstliche Mail-Adresse abh. vom Arbeitgeber]. Diese Daten werden dazu benötigt um die Dienste innerhalb der Bonvoyo-App erbringen zu können.
Darüber hinaus werden erst nach Ihrer Zustimmung weitere Daten vom Arbeitgeber übertragen und zur Verarbeitung freigegeben [z.B. Eintritts- und ggf. Austrittsdatum, Dienstort, Pendlerentfernung, Organisationsmerkmale des Arbeitgebers].
Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DSGVO.
Im Folgenden möchten wir Ihnen detailliert erklären, welcher Dienst für welche Zwecke Ihre Daten verarbeitet und wie Sie die Dienste in den Einstellungen deaktivieren können oder vom System bei Benutzung aktiviert werden:
Anmeldung mit BahnID:
Für die Anmeldung zur Anwendung Bonvoyo verwenden wir den Dienst BahnID der Deutsche Bahn AG, Potsdamer Platz 2, 10785 Berlin. Hierbei handelt es sich um einen Dienst zur „Einmalanmeldung“ (sog. Single Sign-On). Einmalanmeldung bedeutet, dass Sie sich einmal an einem zentralen Konto (BahnID) anmelden und sich fortan mit diesem Konto für weitere Dienste (u.A. unseren) anmelden können. Mit Ihrem BahnID Account ist es möglich:
Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch BahnID erhalten Sie in diesen Datenschutzhinweisen zu BahnID.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit BahnID besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO. Das Wesentliche der Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO zwischen Deutsche Bahn AG, Potsdamer Platz 2, 10785 Berlin und der Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main können Sie unten abrufen.
Das Wesentliche dieser Vereinbarung
Mobilitätsauskunft und Buchung:
Um Mobilitätsangebote über die Bonvoyo-App suchen und buchen zu können, ist es notwendig, dass Sie der Bonvoyo-App die Berechtigung zur Standortermittlung per GPS erteilen. Die Bonvoyo-App wird Sie nach dieser Berechtigung fragen, sobald Sie die Suchfunktion der App aufrufen.
Die App bietet Ihnen die Möglichkeit, Mobilitätsangebote auf einer Karte zu suchen.
Die App auf dem Betriebssystem Android nutzt den Kartendienst Google Maps der Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA), welcher zur Anzeige der Karte Ihre IP-Adresse erhält. Übermittelt wird hierbei auch Ihre Position an Google. Zudem ist Google in der Lage ggf. weitere Daten wie beispielsweise Geräteinformation (OS-Version, Hardwaretyp usw.) oder Suchanfragen-Details wie Ortsnamen von Ihnen zu erhalten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sie finden die hierfür relevante Datenschutzerklärung unter https://www.google.com/privacy. Auf https://policies.google.com/technologies/product-privacy können Sie die entsprechenden datenschutzrechtlichen Einstellungen anpassen.
Daneben nutzt die App auf dem Betriebssystem iOS den Kartendienst Maps von der Apple Inc. (One Apple Park Way, Cupertino, California, USA, 95014). Auch hier werden standortbezogene Daten wie beispielsweise Ihre IP-Adresse und Position herangezogen. Wenn Sie jedoch keine Zustimmung dieser Nutzung erteilt haben, werden Ihre Standortdaten in anonymisierter Weise von Apple erhoben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sie finden die hierfür relevante Datenschutzerklärung unter https://www.apple.com/de/privacy/ und https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/. Auf https://www.apple.com/legal/privacy/ bzw. auf Ihrem Handy in den Einstellungen der jeweiligen Funktionen können Sie die entsprechenden datenschutzrechtlichen Einstellungen anpassen.
Sie können über die App frei wählen welche Mobilitätsangebote, je nach Arbeitgeberrichtlinie für private und/oder dienstliche Mobilität, für die Buchung aktiviert werden sollen. Bei der Aktivierung, Buchung und Inanspruchnahme von Mobilitätsangeboten über die Bonvoyo-App kommt es zwischen Ihnen und dem jeweiligen Mobilitätsanbieter zum Abschluss eines Mobilitätsvertrages. Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen und AGBs bei den jeweiligen Mobilitätsanbietern.
Um Flinkster Carsharing nutzen zu können, muss DB Connect zunächst die Gültigkeit Ihres Führerscheins überprüfen. Um diesen Prozess so komfortabel wie möglich für Sie zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit Ihre Führerscheinprüfung per Videoverfahren, bequem von zu Hause aus durchzuführen. Um die Führerscheinprüfung durchzuführen, werden die folgenden Pflichtangaben erhoben: Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Klasse, Führerscheinnummer, Führerschein-Aussteller. Ohne Angabe dieser Daten kann keine Führerscheinprüfung durchgeführt werden, was eine Nutzung von Flinkster Fahrzeugen ausschließen würde.
Zur Durchführung des automatisierten Validierungsprozesses nutzen wir die Dienste von identity Trust Management AG, Lierenfelder Str. 51, 40231 Düsseldorf, Deutschland (nachfolgend: „identity Trust Management“). Ihre im Rahmen der Führerscheinprüfung anfallenden personenbezogenen Daten werden durch den Dienstleister identity Trust Management im Auftrag der DB Connect verarbeitet. Es findet keine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten beim Dienstleister statt. Sie finden die hierfür relevante Datenschutzerklärung unter https://www.identity.tm/res/uploads/dokumente/Datenschutzerklaerung-iTM-ident.pdf
Der Dienstleister erstellt ein Prüfprotokoll, und sendet dieses an DB Connect. Die DB Connect speichert das Prüfprotokoll und hält es für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses mit der DB Connect vor.
Nach Abschluss Ihrer Nutzung der Mobilitätsangebote übermittelt der jeweilige Mobilitätsanbieter die folgenden Daten an uns, die wir für Sie in der App für die tatsächliche Nutzung, Budgetverwaltung sowie korrekte steuerliche Verrechnung vorhalten: Start- und Endzeit einer Reise, Start- und/oder Endkoordinaten einer Reise, Buchungsdatum, Buchungs-ID, Kosten(-arten) der Reise inkl. MwSt-Sätze, Produkttyp/-beschreibung, Fahrzeuginformationen, Rechnungsnummer/Auftragsnummer, Rechnungsbelege, Öffnungscodes von Fahrzeugen, Tickets inkl. QR-Code.
Budgetverwaltung und Belege fotografieren:
In der Verwaltungsfunktion können Sie den aktuellen Stand Ihres Budgets einsehen. Das Budget wird durch App-Buchungen automatisch belastet. Rechnungen und Belege für in Anspruch genommene Dienstleistungen, die nicht direkt über die App buchbar sind, können über den Belegscanner eingereicht werden. Hierfür fotografieren Sie Ihren Beleg mithilfe Ihres Handys ab. Alle relevanten Informationen werden automatisiert erkannt und extrahiert. Die gewonnen Informationen, bestehend aus dem Reisedatum, dem Verkehrsmittel und den Kostenbetrag werden dem Mitarbeiter direkt in der App aufgezeigt. Vor der Einreichung muss der Nutzer die Informationen bestätigen oder im Falle von falschen oder nicht vollständigen Informationen korrigieren, um eine bestimmungsgemäße Verwendung des Mobilitätsbudgets zu bestätigen. Zusätzlich hat der Nutzer die Option seine Fahrt zur späteren Nachvollziehbarkeit zu betiteln. Im Abschluss wird das vom Arbeitgeber gewährte Budget mit dem Preis der Fahrt belastet.
Um Ihre Belege an Ihren Arbeitgeber mit der Bonvoyo-App übermitteln zu können, kann es notwendig sein, dass Sie mit der Bonvoyo-App ein Foto eines Belegs machen müssen. Die Bonvoyo-App wird Sie nach der Berechtigung für die Nutzung der Kamera fragen, sobald Sie einen Beleg fotografieren möchten.
Rechnungsstellung an den Arbeitgeber:
Da der Arbeitgeber für Sie die Fahrtkosten an die Mobilitätsanbieter übernimmt, bekommen Sie keine Rechnung von der DB Connect oder den Mobilitätsanbietern. Stattdessen erhält Ihr Arbeitgeber vorsteuerabzugsfähige Sammelrechnungen aller Buchungen und Mitarbeiter durch DB Connect.
Damit Ihr Arbeitgeber die entstanden Fahrtkosten korrekt in die unternehmensinternen Systeme verbuchen und abrechnen kann, benötigt Ihr Arbeitgeber ggf. (personenbezogenen) Daten (z.B. Kostenstelle, Kaufdatum etc.) auf der Rechnung. Dabei unterscheiden wir strikt zwischen den Reisezwecken der privaten und dienstlichen Mobilität. So werden dem Arbeitgeber insbesondere Daten zur Fahrt (z.B. Streckenführung), welche zum Abgleich der Rechnung mit der Firmenreiserichtline dienen, nur für die Nutzung der dienstlichen Mobilität dargestellt.
Lohnsteuerrechtliche Abrechnung Ihrer Buchungen:
Sollte Bonvoyo für die private Mobilität inkl. dem Arbeitsweg von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt werden, müssen Ihre Buchungen vom Arbeitgeber lohnsteuerrechtlich berücksichtigt werden. Ihre Belegdaten werden dazu entsprechend den geltenden lohnsteuerlichen Vorschriften Ihres Arbeitgebers kategorisiert und an diesen übermittelt. Monatlich wird von diesen Daten nur der Betrag verbunden mit Ihrer Personalnummer (ggfs. weiteren organisatorischen Merkmalen wie z.B. Kostenstelle) an die Gehaltsabrechnung übermittelt. Konkrete Daten zur Fahrtstrecke, Fahrtdatum und Zeit sowie Beförderungsmittel werden nie an den Arbeitgeber für diesen Zweck übermittelt.
Im Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann der Betriebsprüfer Einsicht in die Detaildaten verlangen, dies muss nicht bedeuten, dass diese Daten dem Arbeitgeber ggü. offengelegt werden.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung:
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, ist der Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personen-bezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich solange, wie sie für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden erforderlich sind oder sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. So werden Ihre Daten im Rahmen eines Vertragsverhältnisses mindestens bis zur vollständigen Beendigung des Vertrages gespeichert. Anschließend werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und danach gelöscht.
Für die Vertragsabwicklung ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Auftragsverarbeiter erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern, Druck- oder Versanddienstleistern oder sonstigen an der Vertragserfüllung Beteiligten.
Externe Dienstleister (wie insb. die DB Connect GmbH, oder die commodis GmbH), die für uns Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.
Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Eine darüberhinausgehende Weitergabe der Daten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.
Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an Deutsche Bahn Connect GmbH, Mainzer Landstraße 169, 60327 Frankfurt am Main oder per E-Mail an kundenservice@bonvoyo.de.
Stand 05/2021